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Unidad de Gestión Administrativa (UGA)

Esta unidad es la responsable de proporcionar el apoyo administrativo a los distintos procesos del Instituto.  Dentro de esta unidad se encuentra la Sección de Archivo, la cual se encarga de resguardar el acervo documental que se recibe y genera en el Instituto. 

Se compone de cinco integrantes que brindan diferentes servicios, los cuales son la jefatura administrativa, la archivista, la secretaria de dirección, la asistente de oficina y el conserje.

Servicios administrativos

• Atender personal investigativo vía correo electrónico, por llamada telefónica o personalmente, para evacuar dudas que tengan o si requieren de algún apoyo o asesoría en cuanto a presupuestos de los proyectos.
• Elaborar semestralmente el plan de trabajo para justificar la carga académica del personal investigativo en el INIE.
• Asistir a las reuniones de la Asamblea de Investigadores se brinda lineamientos de manejo presupuestario de los proyectos.
• Atender las consultas de investigadores sobre procedimientos relacionados con la formulación de proyectos, específicamente en el presupuesto  requerido.
• Presupuestos de proyectos de investigación: Recibir los proyectos de investigación, se revisan, se analizan y se asesora al personal investigativo en todo lo relativo al presupuesto de cada proyecto, las partidas y los montos que deben  solicitar, qué corresponde comprar en cada partida.  Cuando se entregan informes parciales o finales, se elabora el informe financiero del proyecto.
• Atiende  las consultas relacionadas con los presupuestos de los proyectos de investigación que son ejecutados en FUNDEVI, se elaborara el presupuesto correspondiente, según las necesidades expresadas por el personal de investigación.
• Atiende  las consultas del personal investigativo sobre informes financieros, gastos de presupuesto en los proyectos, y en las partidas presupuestarias.
• Publicaciones de proyectos de investigación: Recibe el oficio de solicitud de publicación por parte del investigador y se revisa en conjunto con la Dirección, de acuerdo con las posibilidades presupuestarias, si es posible realizar dicha publicación. 
• Solicitud de auditorios o espacios similares para llevar a cabo actividades de su investigación.
• Solicitud de transporte.
• Ordenes de servicio.
• Consulta de documentos del archivo.
• Envío de correspondencia.
• Proceso de inscripción de participantes en cursos.
• Reservación de la sala de sesiones y coordinar el servicio de café para las reuniones.
• Confección de certificados.

Servicios secretariales

• Envío de documentos que remiten los investigadores y las investigadoras (nuevas propuestas, informes parciales y finales, ampliaciones de vigencia) a evaluación, darle seguimiento a las observaciones que realizan si las hay y verificar su incorporación y posterior aprobación por parte del Consejo Científico así como, su posterior envío a la Vicerrectoría de Investigación.
• Atender personal investigativo vía correo electrónico, por llamada telefónica o personalmente, para evacuar dudas que tengan o si requieren de algún apoyo o asesoría.
• Apoyo en la solicitud de viáticos al exterior y cartas de autorización de permisos con goce de salario.
• Aclarar dudas con respecto a los trámites, en relación con los proyectos de investigación.
• Apoyo en las Asambleas de Investigadores con la elaboración de la convocatoria, agenda, preparando carpetas, apoyándolos en la actividad y tomando apuntes para la realización de la minuta.
• Divulgar información importante en sus correos electrónicos como oficios, circulares, comunicados de la Dirección, boletines, invitaciones a diferentes actividades, diferentes solicitudes, etc.
• Apoyo en la elaboración de oficios como parte de sus labores investigativas en el Instituto.
• Mantener informado al personal investigativo con la entrega de informes parciales y finales de los proyectos de investigación.
• Recopilar semestralmente la información académica de cada investigador, con el fin de colocarla en el informe anual de labores y conocer sus trayectorías en Asamblea de Investigadores y Consejo Asesor Ampliado del INIE.
• Apoyo en la incorporación de recomendaciones de forma a los documentos de nuevas propuestas e informes de investigación, si así lo requieren.
• Informar el período de entrega de nuevas propuestas de investigación para el año siguiente así como, de las solicitudes de presupuesto, apoyo en el proceso y entrega en la Vicerrectoría de Investigación para la valoración correspondiente.
• Apoyo en los trámites de inscripciones de nuevas propuestas de investigación.
• Convocar, preparar, asistir y tomar el acta del Consejo Científico del INIE.
• Convocar a la sesiones del Consejo Asesor del INIE.
• Apoyo a la Dirección del INIE, con la elaboración de oficios, informes, de acuerdo a lo que se requiera.

Sección de Archivo

Funciones principales:

• • Clasificar, ordenar, describir, seleccionar, conservar y eliminar los documentos de archivo que se reciben y generan en el INIE tanto en formato físico como digital.
  • Velar por la adecuada preservación y conservación del acervo documental, de acuerdo con los lineamientos establecidos en materia archivística.
  • Administrar y actualizar los sistemas de información relacionados con el puesto: Administración de proyectos  INIE (SISAP) que se alimenta de los trámites que realizamos ente las Vicerrectorías correspondientes y el Sistema de Gestión de Documentos (SISDOC), implementado en la Universidad, en éste se realiza la distribución de correspondencia digital y se da el seguimiento a los oficios que se reciben y se envían a otras Unidades internas o externas por medio del mismo. Asimismo, se clasifican de manera digital.
  • Evaluar periódicamente las series documentales de acuerdo a la tabla de plazos de conservación, con el fin de aplicar planes de conservación, transferencia de documentos o elaboración de actas de eliminación en coordinación con el AUROL.

Servicios al personal investigativo:

• • Control y préstamo de documentos procesados en el Archivo Central
  • Constancias de participación en proyectos concluidos
  • Actualización de las bases de datos de proyectos, con el fin de alimentar la página web con información de los mismos
  • Actualización de información personal (currículum) y fotografía del personal investigativo, para visualización en la página web del INIE al público
  • Aplicar procesos técnicos archivísticos a la documentación de proyectos de investigación y acción social, velando por la conservación de la misma en el Archivo de Gestión.
  • Escaneo de documentos procesados en el Archivo Central.

Integrantes:

• Sara Gamboa Umaña, coordinadora.
• Loriana Morales Segura.
• Adriana López Marín.
• Felipe Palacios Alvarado.